Treść

KSeF a zwrot podatku akcyzowego

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma teleinformatyczna prowadzona przez Ministerstwo Finansów (Krajową Administrację Skarbową). Służy do wystawiania, odbierania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w ujednoliconym formacie XML.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie oznacza automatycznego wyeliminowania papierowych dokumentów. Forma udostępnienia faktury zależy od statusu podatkowego nabywcy.

Najważniejszą zasadą dla każdego producenta rolnego ubiegającego się o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej jest upewnienie się, że otrzymał fakturę VAT lub jej prawidłowo udostępnioną wersję, którą będzie mógł dołączyć do wniosku o zwrot podatku.

1. Rolnik ryczałtowy bez numeru NIP

Jeżeli rolnik ryczałtowy nie posiada numeru NIP, nie odbiera faktury bezpośrednio w systemie KSeF. Nie oznacza to jednak, że pozostaje bez dokumentu potwierdzającego zakup.

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej faktura ustrukturyzowana jest udostępniana w sposób uzgodniony z nabywcą, np. w postaci wydruku papierowego lub pliku PDF przesłanego pocztą elektroniczną.

Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi zwraca uwagę, że faktura udostępniona poza systemem KSeF powinna zawierać kod QR lub link umożliwiający jej weryfikację w systemie KSeF bez konieczności logowania.

2. Czy „potwierdzenie transakcji” można dołączyć do wniosku o zwrot podatku akcyzowego?

Na niektórych stacjach paliw nabywcy otrzymują dokument określany jako „potwierdzenie transakcji”. Dokument ten może zawierać informacje podobne do faktury, jednak samo potwierdzenie transakcji nie jest fakturą VAT.

Jeżeli dokument nie stanowi faktury VAT ani nie umożliwia pobrania lub zweryfikowania faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF, nie spełnia wymogu określonego w art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.

Do wniosku o zwrot podatku akcyzowego należy dołączyć faktury VAT albo ich kopie potwierdzające zakup oleju napędowego w wymaganym okresie.

W przypadku dołączenia dokumentów niespełniających wymogów ustawowych organ wezwie wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych w wyznaczonym terminie. Nieusunięcie braków skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.

Jak uzyskać wizualizację faktury z KSeF?

Jeżeli otrzymane na stacji paliw potwierdzenie transakcji zawiera kod QR:

• zeskanuj kod QR przy użyciu telefonu komórkowego lub innego urządzenia,
• otwórz link prowadzący do systemu KSeF,
• zweryfikuj dane zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w systemie,
• pobierz plik PDF z wizualizacją faktury i – w razie potrzeby – wydrukuj go.

Faktura zawierająca numer identyfikujący w systemie KSeF oraz kod QR stanowi dokument potwierdzający zakup oleju napędowego i może zostać dołączona do wniosku o zwrot podatku akcyzowego.

3. Inne dokumenty potwierdzające zakup oleju napędowego

Na podstawie przepisów przejściowych obowiązujących do dnia 31 grudnia 2026 r. do wniosku o zwrot podatku akcyzowego mogą być dołączane również dokumenty, które nie są przesyłane do systemu KSeF.

Są to między innymi:

• Paragony z numerem NIP (faktury uproszczone) – dokumentujące zakupy do kwoty 450 zł lub 100 euro. Do końca 2026 r. nie podlegają obowiązkowi przesyłania do KSeF. Warunkiem ich uznania jest spełnienie wymogów faktury uproszczonej, w tym zawarcie numeru NIP nabywcy.
•  Faktury VAT z kas fiskalnych: Faktury wystawiane i drukowane w formie papierowej bezpośrednio na kasach (drukarkach) fiskalnych na stacjach paliw.

Uwaga!

Producenci rolni ubiegający się o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej powinni złożyć wniosek w terminie od 3 do 31 sierpnia 2026 r. do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce położenia gruntów rolnych.

Do wniosku należy dołączyć:

• faktury VAT albo ich kopie dokumentujące zakup oleju napędowego w okresie od
  1 lutego 2026 r. do 31 lipca 2026 r.,
• informację o liczbie DJP bydła, świń, owiec, kóz oraz koni – jeżeli producent rolny posiada te zwierzęta.

Na wnioskodawcy spoczywa obowiązek dołączenia do wniosku wszystkich wymaganych dokumentów, w tym faktur VAT potwierdzających zakup oleju napędowego.